Firma-email: gmail eller dit eget domæne?

Guide · Næstved

Maleren har skrevet et pænt tilbud, sat prisen rigtigt og trykket send. Nederst står afsenderen: hans.maler.87@gmail.com. Kunden læser tilbuddet, tøver et øjeblik og tænker, uden helt at ville det, at det ligner en, der lige er gået i gang, ikke en, der har haft firma i tolv år. Tallene var i orden. Det var adressen, der såede tvivlen. En mail på dit eget domæne, altså navn@ditfirma.dk, koster ikke ret meget og er oppe at køre på en eftermiddag. Her får du forskellen på de tre måder at få den på, og hvornår den billigste er nok.

Hvorfor en mail på dit eget domæne betyder noget

Sæt to tilbud ved siden af hinanden. Det ene kommer fra info@ditfirma.dk, det andet fra ditfirma2019@gmail.com. Prisen er den samme, arbejdet er det samme, men det første ser ud, som om der står en virksomhed bag, og det andet som om nogen prøver det af fra køkkenbordet. Kunden læser sjældent adressen bevidst, men den flytter alligevel noget. En mail på dit eget domæne siger, at du har din egen plads på nettet og bliver, hvor du er. Det er den samme grund til, at du får en hjemmeside i stedet for kun en Facebook-side: navnet er dit.

De tre måder at få en firma-mail på

De fleste tror, det kræver et helt nyt system. Det gør det ikke. Her er de tre veje, fra den, der oftest er gratis, til den, der giver mest:

• Den følger med dit webhotel. Har du et domæne og et webhotel, kan du næsten altid oprette en postkasse som navn@ditfirma.dk uden ekstra regning. For en enkeltmand er det som regel nok. Du logger ind hos din udbyder, opretter adressen og sætter den op i din telefon og på computeren.
• Google Workspace eller Microsoft 365. Betaler du en fast, lav pris per postkasse om måneden, får du din domæne-mail inde i Gmail eller Outlook, som du kender dem, plus fælles kalender, delte dokumenter og drev. Det er tit svaret, når I er to eller flere, der skal kunne se hinandens aftaler.
• En gratis omdirigering til din gmail. Vil du bare have adressen og ikke en ny postkasse, kan du lade post til info@ditfirma.dk lande i din nuværende gmail. Billigst af alt, men vær opmærksom: skal du også kunne svare, så det ser ud til at komme fra domæne-adressen, kræver det et par ekstra klik i opsætningen.

Gmail eller dit eget domæne?

Det er her, de fleste ender, og spørgsmålet er lidt forkert stillet. Du behøver ikke vælge mellem gmail og din egen adresse. Med Google Workspace beholder du Gmail, som du er vant til, men adressen udadtil er navn@ditfirma.dk. Er du glad for din private gmail, kan du endda sætte den op, så du sender og modtager firma-posten samme sted, bare under den rigtige afsender. Pointen er ikke at droppe det, der virker for dig. Pointen er den adresse, kunden ser, når din mail lander i indbakken.

Sådan sætter du en signatur op, der ikke fylder for meget

Når adressen er på plads, er signaturen det næste, folk lægger mærke til. Den skal gøre det let at få fat i dig, ikke fylde en halv skærm. Tag disse med og ikke mere:

• Dit navn og dit firma. Så kunden ved, hvem der skriver, og under hvilket navn.
• Et telefonnummer, der bliver taget. Mange skriver hellere end de ringer, men vil have nummeret ved hånden, hvis det haster.
• En adresse til din side. Et enkelt link til ditfirma.dk, så kunden kan slå dig op uden at lede.

Lad de tunge ting blive ude: store billeder, der lander som vedhæftning, lange ansvarsfraskrivelser og et citat om livet. De gør ikke mailen mere professionel, kun længere.

Det, du helst ikke skal bruge tid eller penge på endnu

Lige så vigtigt som at gøre det rigtige er at lade være med det, der koster uden at give noget igen. For en ny firma-mail gælder som regel dette:

• En dyr mail-pakke med funktioner, I ikke bruger. Store lagerplaner og avancerede værktøjer lyder godt, men koster hver måned. Køb dem, når I faktisk mangler dem.
• Flere postkasser, end I er personer. info@, kontakt@, salg@ og booking@ til en enkeltmand giver bare fire steder at holde øje med. Én adresse er nok til at begynde med.
• En stor billed-signatur. Logoet, der ser flot ud på skærmen, ender tit som en grå firkant eller en vedhæftning hos modtageren. Ren tekst kommer altid frem.
• Et helt nyt mail-system, før det gamle driller. Virker din opsætning, så skift ikke for skiftets skyld. Flyt, når du har en grund.

Sådan kommer du i gang

Du behøver hverken en it-mand eller en hel formiddag. Sæt en halv time af, og tag det i rækkefølge:

• Tjek, om du allerede har et domæne. Har du en hjemmeside, ejer du som regel også ditfirma.dk og kan oprette mailen med det samme. Er du ikke sikker på, hvad du har, kan du lægge en plan for det med hjemmeside-planen. Vil du forstå selve adressen, kan du læse, hvad et domæne er og koster.
• Får du en side bygget, følger mailen med. Domænet, siden og postkassen hænger sammen. Ser du på en ny side, kan du regne mailen med i det samme, ligesom hosting og domæne er en del af det, der løbende koster.
• Se, hvad kunderne søger, mens du er i gang. Skriv dit fag ind i Søgeordstjek, og se de ord, folk faktisk bruger, når de leder efter en som dig. Så ved du, hvad siden bag din mail skal svare på.

Vil du se hele billedet, så læs, hvad en hjemmeside koster, eller se, hvordan en WordPress-hjemmeside hænger sammen med domæne og mail.

Ofte stillede spørgsmål

Vil du videre, så læg en hjemmeside-plan, find de ord, dine kunder søger på, med Søgeordstjek, eller se, hvad en hjemmeside koster.